Einblicke in meine Arbeit: Teamfoto für HavenBike. Foto: Tommy Döscher.
Die Kurzfassung: Das sollte vor dem Fototag feststehen
Klärt zuerst, wo eure Mitarbeiterfotos eingesetzt werden, wer fotografiert wird und welche Motive ihr braucht. Danach stimmen wir Bildstil, Kleidung, Räume und Termin ab. Bei meinen Mitarbeiterporträts wählen die Mitarbeitenden ihre Favoriten direkt beim Shooting aus. Die fertigen Bilder stehen in der Regel nach vier bis sieben Werktagen in einer Online-Galerie bereit; den konkreten Liefertermin vereinbaren wir vorab.
1. Erst den Einsatzzweck festlegen, dann die Motive
Im Erstgespräch besprechen wir den gewünschten Termin, die Zahl der Mitarbeitenden und Motive sowie die geplante Verwendung. Sollen die Bilder nur auf die Website oder auch als Social-Media-Profilbilder genutzt werden? Gibt es eine Corporate Identity (CI), also verbindliche Vorgaben für den Markenauftritt? Ein kleines Profilbild stellt andere Anforderungen als ein breites Titelmotiv auf der Website. Sammelt deshalb vorab die tatsächlichen Einsatzorte: Teamseite, LinkedIn-Profile, Stellenanzeigen, Presse oder Broschüren. Gibt es schon ein Layout, helfen Screenshots und die benötigten Bildformate.
- Porträts: Wer braucht ein eigenes Bild und sollen alle im gleichen Stil fotografiert werden?
- Teamfotos: Braucht ihr das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen oder beides?
- Arbeitsalltag: Welche Situationen erklären eure Leistung und zeigen den Arbeitsplatz?
- Freiraum für Text: Wo müssen später Überschriften oder andere Elemente neben dem Motiv stehen?
Plant die Bilder so, dass sie zusammenpassen. Einzelne starke Aufnahmen ersetzen keinen stimmigen Bildbestand für die gesamte Website.
2. Eine Location wählen, die zu eurem Unternehmen passt
Für Mitarbeiterporträts kann ich mein mobiles Studio direkt bei euch im Unternehmen aufbauen. Im Erstgespräch klären wir, ob ein geeigneter Raum vorhanden ist und ob wir einen bestimmten Hintergrund benötigen oder besorgen müssen. Das eigene Büro, die Werkstatt oder das Geschäft können bei anderen Motiven den Charakter des Unternehmens zeigen. Wichtig ist, dass sich dort in Ruhe arbeiten lässt. Prüft im Vorfeld: Wie viel Platz ist vorhanden? Welche Bereiche stehen zur Verfügung? Sind Kundenverkehr, Maschinen oder Hintergrundgespräche zu erwarten?
Räumt die vorgesehenen Bildbereiche auf, ohne den Arbeitsplatz künstlich wirken zu lassen. Vertrauliche Dokumente, Kundendaten auf Bildschirmen und zufällige private Gegenstände gehören nicht ins Motiv. Bei Außenaufnahmen sollte eine Alternative für schlechtes Wetter vereinbart sein.
3. Kleidung und Bildstil gemeinsam abstimmen
Die Kleidung sollte zu eurem Arbeitsalltag und zum gewünschten Auftritt passen. Ein Handwerksbetrieb muss sich anders zeigen dürfen als eine Wirtschaftskanzlei. Vorhandene Markenrichtlinien, Arbeitskleidung und Farbvorgaben sind deshalb Teil des Briefings.
Meine wichtigste Empfehlung: Kommt in sauberer, ordentlicher Kleidung. Ob Arbeitskleidung oder ein anderes Outfit gewünscht ist, stimmen wir vorher ab. Bei größeren Unternehmen gibt es häufig ein klares CI-Briefing, an dem wir uns orientieren. Gerade auf Kontaktseiten soll eine einheitliche Bildsprache entstehen – beispielsweise mit vergleichbarer Haltung und demselben Hintergrund.
Stimmt euch über den Grad der Einheitlichkeit ab: gemeinsame Arbeitskleidung, ähnliche Farbfamilien oder ein bewusst individueller Auftritt. Eine zusätzliche Oberteil-Option kann hilfreich sein; eine komplette neue Garderobe ist keine Voraussetzung.
4. Den Zeitplan am Arbeitsalltag ausrichten
Plant Einzelporträts in abgestimmten Zeitfenstern und Teamfotos zu einem Zeitpunkt, an dem alle benötigten Personen da sind. Berücksichtigt Schichten, Teilzeit, Kundentermine und Abwesenheiten. Legt außerdem fest, wer am Fototag kurzfristige Rückfragen beantwortet.
Eine pauschale Minutenzahl pro Person hilft nur begrenzt: Lichtaufbau, Zahl der Motive und Wechsel zwischen Orten beeinflussen den Ablauf. Der konkrete Zeitbedarf gehört deshalb in die gemeinsame Vorbereitung.
5. Das Team informieren und Druck herausnehmen
Ich empfehle der verantwortlichen Person im Unternehmen, das Team einige Tage vor dem Shooting noch einmal zu erinnern: Wann und wo ist der Termin? Welche Kleidung ist vereinbart? Wer wird wann gebraucht? So können sich die Kolleginnen und Kollegen darauf einstellen. Wer vorher noch zum Friseur möchte, kann das in Ruhe einplanen; Voraussetzung ist das natürlich nicht.
Menschen gehen unterschiedlich mit einer Kamera um. Manche sind nach wenigen Aufnahmen zufrieden; andere haben Spaß daran, mehr auszuprobieren. Ich richte mich danach und ziehe den Termin nicht unnötig in die Länge. Niemand muss mit fertigen Posen zum Shooting kommen. Wichtig bleibt, dass die Aufnahmen zum vereinbarten Bildstil passen.
Sprecht Wünsche oder Bedenken vorher an. Welche Freigaben und Einwilligungen für die geplante Verwendung nötig sind, sollte das Unternehmen vorab mit der zuständigen Stelle klären.
6. Auswahl, Bearbeitung und Lieferung vereinbaren
Bei Mitarbeiterporträts können sich die Mitarbeitenden ihre Lieblingsbilder direkt während des Shootings aussuchen. Meist sind das drei Favoriten pro Person, die ich anschließend fertig bearbeite. Welcher Umfang für euer Projekt vereinbart ist, klären wir vorher.
In der Regel sind die Bilder nach vier bis sieben Werktagen in einer Online-Galerie zum Download bereit. Wenn gewünscht, bekommt ihr sie hochauflösend, auch für größere Drucke, und zusätzlich als weboptimierte Dateien. Ein fester Veröffentlichungstermin gehört bereits ins Erstgespräch, damit wir die Lieferung darauf abstimmen können. Auch die enthaltenen Nutzungen halten wir im Angebot fest.
Denkt auch an zukünftige Mitarbeitende. Ein dokumentierter Bildstil macht es leichter, spätere Porträts an den vorhandenen Auftritt anzupassen.
Checkliste für euer Briefing
- Einsatzzwecke und gewünschte Bildformate gesammelt
- Personen, Teams und Arbeitssituationen aufgelistet
- Markenvorgaben und vorhandene Bildbeispiele bereitgestellt
- Geeigneten Raum für das mobile Studio und benötigte Hintergründe abgestimmt
- Saubere, ordentliche Kleidung vereinbart und Erinnerung einige Tage vorher eingeplant
- Zeitfenster, Ansprechpartner und Abwesenheiten berücksichtigt
- Veröffentlichung und nötige Freigaben intern geklärt
- Direkte Favoritenauswahl, Zahl der bearbeiteten Bilder, Dateiformate, Nutzungen und Liefertermin vereinbart
Checkliste und Zeitplan zum Herunterladen
Mit der kostenlosen Vorlage organisiert ihr euren Fototag: fünf anklickbare Kontrollkästchen für die Vorbereitung und ein Zeitplan für Namen, Uhrzeiten und Aufnahmeorte auf drei Seiten. Die PDF enthält echte Formularfelder und lässt sich im kostenlosen Adobe Acrobat Reader ausfüllen und speichern. Alternativ könnt ihr die Word-Datei bearbeiten oder die Vorlage ausdrucken. Stimmt die Zeitfenster und nötige Puffer vorher mit mir ab.
Kostenlos · 3 Seiten · Download über pCloud. Zum digitalen Ausfüllen die PDF herunterladen und in Adobe Acrobat Reader öffnen.
Ein Beispiel aus meinen Kundenprojekten
Bei Sterk in Bremerhaven war die neue Website bereits da. An den Stellen für die Mitarbeiterporträts standen aber noch Platzhalter mit gelbem Hintergrund. Gemeinsam mit der verantwortlichen Person habe ich passende Hintergründe ausgesucht und die Porträts nach den CI-Vorgaben des Konzerns umgesetzt.
Die Mitarbeitenden haben ihre drei Favoriten direkt beim Shooting ausgewählt. Die bearbeiteten Bilder waren bei diesem Projekt innerhalb einer Woche fertig. Aus den Platzhaltern wurden persönliche Porträts, die zum Markenauftritt passen.
Für eure Planung bedeutet das: Bestehende Gestaltungsrichtlinien gehören bereits ins Briefing. Dann kann das Shooting darauf abgestimmt werden. Weitere Beispiele meiner Businessfotografie ansehen.
Häufige Fragen zu Mitarbeiterfotos
Wann bekommen wir die fertigen Mitarbeiterfotos?
In der Regel nach vier bis sieben Werktagen als Download in einer Online-Galerie. Den konkreten Termin stimmen wir für euer Projekt ab. Auf Wunsch liefere ich hochauflösende und weboptimierte Dateien.
Können wir unsere Lieblingsbilder selbst auswählen?
Ja, bei Mitarbeiterporträts wählen die Mitarbeitenden ihre Favoriten direkt beim Shooting. Meist sind es drei pro Person; die vereinbarte Anzahl stimmen wir vorab ab.
Was kosten Mitarbeiterfotos?
Der Umfang hängt unter anderem von der Personenzahl, den Motiven, dem Zeitaufwand, der Bearbeitung und den vereinbarten Nutzungen ab. Mit einer konkreten Motivliste lässt sich ein passendes Angebot erstellen.
Müssen alle Mitarbeitenden gleichzeitig da sein?
Für gemeinsame Teamfotos müssen die beteiligten Personen zusammenkommen. Einzelporträts lassen sich in Zeitfenstern organisieren. Wie beides zusammenpasst, wird vorab geplant.
Was machen wir, wenn sich das Team verändert?
Sprecht schon bei der Planung über spätere Ergänzungen. Hintergrund, Licht und Bildausschnitt lassen sich dokumentieren, damit neue Porträts zum bestehenden Auftritt passen können.
